Wir beantworten Ihre E-Mails und Briefe fristgerecht und nachvollziehbar.
Anfragen per E-Mail, Kontaktformular oder Brief bearbeiten wir in Ihrem Ticketsystem oder mit eigener Technik. Jede Antwort ist dokumentiert, jede Frist ist hinterlegt.
So wird aus einer Anfrage ein abgeschlossener Vorgang.
Eingang sichten und zuordnen
Jede Nachricht wird nach Anliegen und Dringlichkeit eingeordnet und erhält die Frist, die Sie für diese Anliegenart festgelegt haben.
Mit geprüften Bausteinen antworten
Wir antworten auf Basis abgestimmter Textbausteine aus der Wissensdatenbank und ergänzen sie individuell für den konkreten Fall.
Abschließen oder übergeben
Abgeschlossene Vorgänge sind im System dokumentiert. Was Ihren Fachbereich braucht, geht mit zusammengefasstem Sachstand und Wiedervorlage an Ihr Team.
Schriftlicher Kundenservice braucht klare Regeln.
Fristen im Blick
Bearbeitungsfristen je Anliegenart legen wir gemeinsam fest. Intern steuern wir mit engeren Frühwarnwerten, damit keine Frist ungeplant abläuft.
Geprüft nach den Normen, auf die es hier ankommt.
Zertifikate der aLIVE Support S.R.L., ausgestellt durch ISOTRANS, gültig bis 06.09.2027.
Das passt dazu.
Fragen zu E-Mail-Kundenservice.
Ihre Frage ist nicht dabei? Wir antworten innerhalb eines Werktags.
Ja, wir arbeiten in den Systemen des Auftraggebers, wenn Sie das wünschen. Alternativ bringen wir eigene Technik mit. Entscheidend ist, dass Ihr Team jeden Vorgang und jede Antwort im gewohnten System wiederfindet.
Schon im Bewerbungsprozess schreiben Bewerbende zwei kurze Texte auf Deutsch, die Mindestanforderung ist Deutsch C1. Im Betrieb prüfen wir Antworten in Stichproben auf fachliche Richtigkeit und Dokumentationsqualität. Wiederkehrende Fehler bearbeiten wir nach CAPA-Logik.
Jede Anliegenart erhält eine Frist, die wir gemeinsam mit Ihnen festlegen. Das Team arbeitet nach Fristen priorisiert, und interne Frühwarnwerte zeigen früh, wenn ein Rückstau entsteht. Die Bearbeitungsdauer ist Teil des Monatsreports.
Ja. Briefe können im Rahmen unseres Posteingangs-Service digitalisiert und dann wie E-Mails bearbeitet werden. Antworten erstellen wir auf Wunsch auch als Brief nach Ihren Vorlagen.
Sensible Daten werden nur nach Identifikation und im Rahmen Ihrer Vorgaben beauskunftet. Wo unverschlüsselte E-Mail nicht ausreicht, verweisen wir auf den vereinbarten sicheren Kanal, etwa Ihr Kundenportal oder einen Rückruf.
