Wir sortieren Ihren Posteingang, damit jeder Vorgang beim richtigen Team landet.
Eingehende Briefe, Formulare und Belege werden digitalisiert, nach Ihren Kategorien klassifiziert und für die Weiterbearbeitung erfasst. So beginnt Ihre Sachbearbeitung mit vollständigen, auffindbaren Vorgängen.
So wird aus Papier ein bearbeitbarer Vorgang.
Digitalisieren
Papierpost wird gescannt und mit Eingangsdatum versehen. Wo und wie gescannt wird, legen wir mit Ihnen fest.
Klassifizieren
Jedes Dokument wird nach Dokumentart, Anliegen und Dringlichkeit eingeordnet. Software unterstützt, ein Mensch prüft die Zuordnung.
Erfassen und weitergeben
Datentypisten erfassen die vereinbarten Pflichtfelder. Der Vorgang geht an Ihre Sachbearbeitung oder an unser Back-Office-Team.
Im Posteingang entscheidet sich, wie schnell ein Fall erledigt wird.
Fristen ab Eingang
Das Eingangsdatum wird bei jedem Dokument festgehalten. Fristgebundene Schreiben wie Widersprüche werden gekennzeichnet und bevorzugt weitergegeben.
Geprüft nach den Normen, auf die es hier ankommt.
Zertifikate der aLIVE Support S.R.L., ausgestellt durch ISOTRANS, gültig bis 06.09.2027.
Das passt dazu.
Fragen zu Posteingang und Scan-Service.
Ihre Frage ist nicht dabei? Wir antworten innerhalb eines Werktags.
Das legen wir im Projekt gemeinsam fest, abhängig von Ihrem Postweg und Ihren Vorgaben. Liegen Dokumente bereits digital vor, setzen wir direkt bei der Klassifizierung und Erfassung an. In jedem Fall liegen Projektdaten auf Servern in Deutschland.
Typisch sind Anträge, Formulare, Belege, Bescheinigungen und freie Schreiben. Welche Dokumentarten dazugehören und wie sie weitergegeben werden, definieren wir in der Detailplanung mit Ihnen.
Wir nennen vorab keine pauschale Quote, weil sie stark von Ihren Dokumenten abhängt. Die Fehlerquote messen wir im Betrieb in Stichproben und berichten sie im Monatsreport. Wiederkehrende Fehlzuordnungen bearbeiten wir nach CAPA-Logik.
Aufbewahrung, Rücksendung oder Vernichtung der Originale richten sich nach Ihren Vorgaben und Aufbewahrungsfristen. Wir halten das vereinbarte Verfahren ein und dokumentieren es.
Ja. E-Mails, Kontaktformulare und Uploads aus Ihrem Portal lassen sich nach denselben Kategorien einordnen. Für die inhaltliche Beantwortung gibt es unseren Service für E-Mail und Schriftverkehr.
